Комплексный алгоритм функциональной структуры компаний

Дэльз Сергей Валерьевич

к.т.н.,управляющий партнер «СВД - Инжиниринг»,

 преподаватель Российского университета транспорта (МИИТ)

г. Москва, Россия

E-mail: daels1@mail.ru

Complex algorithm of the functional structure of companies

Delz Sergey Valerievich

Ph.D., Managing Partner of SVD-Engineering

lecturer «Russian University of Transport» (RUT - MIIT)

Moscow, Russia

В статье рассматриваются проблемы формирования функционально-управленческих структур и их практическая применимость в реальной работе. Так же приводится пример использования алгоритма функциональности для выявления недостатков в уже созданной функционально-организационной структуре.

Ключевые слова: структура управления компанией; функциональная структура компании; штатное расписание; функции компании; «Алгоритм пчелы».

The article presents the problems of formation of functional and managerial structures and their practical applicability in real work. An example is also given of using the algorithm of functionality to identify deficiencies in the already created functional-organizational structure.

Key words: company management structure; functional structure of the company; staff list; company functions; “Bee Algorithm”.

Любая компания или предприятие, независимо от величины, оборотов, специализации или миссии организует свою деятельность по неким общепринятым законам и принципам, и имеет собственную структуру управления, иерархию подчинения, свои процессы, обычаи и порядки. Например, в маленькой компании, состоящей из одного частного предпринимателя, вся иерархия сводится к единственному человеку – он сам себе и начальник, и исполнитель. В больших корпорациях, включающих в себя несколько холдингов, структура управления - это сложнейшая многоуровневая система, объединенная общими корпоративными процессами, специальными алгоритмами принятия решений, и мониторинга их исполнения. 

Сотни и даже тысячи курсов бизнес-образования рассказывают об управлении компаниями, административном и процессном устройстве различных предприятий, но ни один «бизнес-коучер» пока не показал объемной комплексной картины о том, как же работает любая компания, независимо от её специализации, величины и форм собственности. Все интуитивно понимают, что есть какие-то простые и понятные принципы и законы, но не могут свести их воедино и представить в виде законченной стройной и логичной системы.

Такая размытость понятий напоминает ситуацию с определением SMART [1], о котором рассказывают на бизнес-тренингах, и даже пытаются пользоваться, но никто не применяет его на практике в реальной жизни.

Основная часть методик об управлении производством, компанией, бизнесом основана на трудах Ф. Тейлора, Г. Гантта, А. Файоля, и др. [2] периода 1903-1925 годов прошлого века. Далее эти подходы дополнялись, развивались, но ни одна из методик, не дает логичной комплексной схемы функциональной структуры предприятия. А между тем, хотелось бы понять, а лучше путем простейшего алгоритма сразу определить, глядя на штатное расписание корректно ли сформирована управленческая структура компании, и не будет ли, например, производственное предприятие испытывать каких-либо проблем из-за неправильно выстроенных управленческих процессов.

Прежде чем переходить к таким алгоритмам давайте разберемся чем штатное расписание предприятия отличается от его функциональной структуры.

«Штатное расписание – это унифицированный документ по учету персонала организации, содержащий данные о его: кадровой структуре, должностном составе, численности сотрудников, утвержденных окладах и надбавках, прочую необходимую информацию [3].

 «Штатное расписание отражает существующее или планируемое разделение труда между работниками, описанное в должностных инструкциях» [4]. Как правило, это обычный список сотрудников, скомпонованный по принципам линейной иерархии и групповой специализации.

         «Функциональная структура управления - это структура, сформированная в соответствии с основными направлениями деятельности организации, где подразделения объединяются в блоки. Под функциями в данном случае понимаются главные направления деятельности, например, производство, финансы, сбыт и т.п. В соответствии с функциями образуются блоки подразделений - производственный, управленческий, социальный» [5]. В общепринятом понимании Функциональная структура является некоей отвлеченной схемой, которую все же в целях повышения её практической применимости, интуитивно пытаются соединить со штатным расписанием, получая своеобразный гибрид - Функционально-организационную структуру.       Тогда структура приобретает некоторую логичность, хотя при этом, практически невозможно определить насколько она хороша, плоха или оптимальна? А вдруг в ней недостает какой-то функции? Какой?

         Было бы идеально изобрести такой универсальный алгоритм функций компании, который был бы одинаково применим и к лавке на рынке, и к металлургическому комбинату? А еще, нужно, чтобы благодаря этому алгоритму было понятно «задвоение» функций или «недофункциональность» в штатном расписании. И наконец, что бы используя данный алгоритм сразу можно было определить текущие проблемы и предсказать будущие перспективы компании.

Невозможно? Отнюдь, просто и легко.

Каждое предприятие, каждая даже самая маленькая компания должна выполнять следующие функции, независимо от её специализации или миссии: видеть, слышать, думать, потреблять, производить, заботиться о собственной жизни, развиваться и обновляться. Есть и другие обязательные функции, которые компания выполняет может быть даже неосознанно, а если упускает их, то «болеет» и испытывает управленческие кризисы. И эти функции постоянны, неизменны и представляют собой вполне законченный список и логичный порядок: видеть горизонты и развиваться в нужном направлении, при этом внимательно смотреть перед собой, оценивать реальность и силы, принимать взвешенные решения, находить нужное сырье и материалы, производить продукцию или услуги, обеспечивать жизнеспособность компании, поддерживать рабочее состояние вспомогательными процессами, вовремя продавать продукцию или услуги, при этом не раздувая складские запасы. И заключительной функцией будет являться защита компании от внутренних и внешних рисков и опасностей, потому что без умения защищаться ни одна компания не проживет «долгую и плодотворную жизнь.

Таким образом у нас сформировался конкретный список из десяти обязательных для любой компании постоянных функций:

1.     Стратегия;

2.     Тактические задачи на краткосрочный период;

3.     Оценка информации на реальность и применимость;

4.     Принятие взвешенных решений;

5.     Снабжение;

6.     Производство продукта или услуг;

7.     Жизнеобеспечение работы компании;

8.     Поддержка необходимых вспомогательных функций и процессов;

9.     Продажа продукции или услуг, баланс складских запасов;

10.                        Защита компании от внутренних и внешних опасностей;

Чтобы понять строгую логичность такого набора и порядка построения функций, а главное, научиться применять это на практике, необходимо воспользоваться разработанным автором «Алгоритмом пчелы».

«Алгоритм пчелы», это зрительный образ, представляющий функции любой компании в простой и понятной форме, в виде трудолюбивого насекомого, которое соединило в себе все атрибуты бизнеса.

Пчела поднимается над горизонтом и смотрит вдаль, выискивая верные направления для своей деятельности – это СТРАТЕГИЯ.

Для того, чтобы «разведать» продуктовую дорогу, у Пчелы есть усики, она ими ощупывает пространство на короткой дистанции и «понимает», какой нектар наиболее оптимален и эффективен, так же она взаимодействует с другими пчелами, определяя своё место среди друзей и конкурентов. Эта функция соответствует МАРКЕТИНГУ.

У пчелы есть глаза, которые проверяют на достоверность и реалистичность всю информацию. Глаза дают взвешенную экспертную оценку происходящим событиям. Такая функция будет соответствовать ЭКСПЕРТНОМУ СОВЕТУ.

Голова у пчелы, это УПРАВЛЯЮЩИЙ ЦЕНТР для принятия решений. Принимая на себя информационный поток и отдавая приказы, он пользуется рекомендациями экспертов и сравнивает свои действия со стратегическим курсом и тактическими данными.

Чтобы жить и функционировать, нужна еда и ресурсы, и пчела ищет их и употребляет в действие. Это СНАБЖЕНИЕ, обеспечивающее всякую компанию сырьем, запчастями, оборудованием и другими ресурсами. Четко отлаженное снабжение способствует хорошему здоровью тела.

Тело пчелы - это ОСНОВНОЕ ПРОИЗВОДСТВО, то есть место, где собственно и производят главный продукт или услугу. Тело должно быть сытым и постоянно находиться в хорошей спортивной форме, а не толстым, худым или дряблым. Все элементы и процессы этого тела должны быть гармоничны, иначе оно будет уродливым и нефункциональным. Таким образом, становится понятно почему материальная часть производства: оборудование, персонал и процессы должны быть максимально сбалансированы. Перегруженное или старое оборудование, неквалифицированный персонал, буксующие технологии и прочие несуразности не дадут производству, правильно функционировать и, в конце концов, могут привести к сбоям и остановкам.

У пчелы, как и у любого живого организма есть функции ЖИЗНЕОБЕСПЕЧЕНИЯ, которые поддерживают его жизнедеятельность. В любой производственной компании это службы, например, главного инженера, которые контролируют наличие электроэнергии, воды, газа и других ресурсов, ремонтируют вспомогательное оборудование и следят за тем, чтобы объект работал бесперебойно.

Тело пчелы поддерживают её ноги. Функцию ПОДДЕРЖКИ в компаниях выполняют вспомогательные офисные структуры, которые обеспечивают комфортную работу основного производства. Это службы, осуществляющие IT поддержку, управление финансами и экономикой, планированием, службы персонала, мониторинга и другие офисные подразделения.

Пчела производит продукт – мёд. Готовой продукцией или услугой заведует КОММЕРЧЕСКИЙ СЕКТОР, с его складами, магазинами и другими ресурсами, который стремится быстро реализовать произведенные ценности. Возникнут серьезные проблемы, если продукция вовремя не реализуется. Пчела очень нервничает, когда ей некуда складывать мед.

У пчелы есть жало и она успешно защищается им отражая нападения врагов. В любой компании так же должны быть структуры, которые выполняют оборонительные и контрольные функции, и обеспечивая её деловую устойчивость и ЗАЩИТУ.

Такое образное представление функций компании сразу четко объясняет их суть и строгую логику. Например, очень многие руководители путают маркетинг и стратегию, полагая, что это одна и та же функция. Здесь мы четко видим, что стратегия – это долгосрочный период планирования основных направлений развития компании, а маркетинг – это тактическое определение востребованности продукции или услуг в коротком периоде.

Рисунок 1 – «Алгоритм пчелы»

Все функции делятся на два сектора: «Опасный» и «Рабочий». К «Опасному» относятся: неверно выбранная стратегия или неразвитый маркетинг, некомпетентные эксперты или их отсутствие, ошибочные решения, перерывы в снабжении компании ресурсами, расходными материалами или их низкое качество. Все это неизбежно приведет к серьёзнейшим проблемам и возникновению сложной, если не сказать фатальной ситуации для предприятия.

Все остальные функциональные сбои относятся к «Рабочим» ситуациям. А именно: проблемы в основном производстве (они постоянно происходят), небольшие перебои с ресурсами жизнеобеспечения (временное отключение электричества, или прорыв водопроводных труб), болезнь работников вспомогательных служб (например, бухгалтера), даже временную «затарку» складов можно ликвидировать в рабочем порядке и это не приведет к гибели компании. Защита тоже применяется в рамках рабочих функций, она постоянна и равномерна. Компания должна уметь постоять за себя в любое время круглый год.

Как этим пользоваться? Очень просто: Нужно взять функционально-организационную структуру, или штатное расписание и стрелочками распределить должности по алгоритму функций (рис.2)

Рисунок 2 – Алгоритм функций 

Сразу же становится понятно, что у компании отсутствуют функции перспективного развития, ориентации в отрасли и конкурентном окружении, ярко выражен авторитарный стиль руководства и кроме того, коммерческий сектор представлен только складской специализацией без сектора продаж. То есть компания выглядит как слепая пчела без крыльев, которая не видит соседей и ползает по одному и тому же цветку.

Буквально за пять минут, благодаря «Алгоритму пчелы» мы определили проблемы и сразу можем спрогнозировать будущую функциональность этой компании: компания будет жить до тех пор, пока не изменятся рыночные параметры, или внешние конкуренты не захотят поглотить её, а может быть просто вытеснить с рынка. Алгоритм пчелы совершенно универсален и применим к абсолютно ко всем компаниям и корпорациям, и позволяет провести экспресс-анализ функциональных структур любого уровня и сложности.

Библиографический список:

1.                Дэльз С.В., Синицына А.С. Сидор как инструмент логистики // Логистика, 2019. - № 1 (146). - С. 22-25.

2.                Школа научного управления.  [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://www.grandars.ru/college/ekonomika-firmy/shkola-nauchnogo-upravleniya.html (дата обращения 14.03.2019)

3.                Штатное расписание организации. [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://ru-act.com/biznes/buxgalteriya/shtatnoe-raspisanie.html

4.                Штатное расписание. [Электронный ресурс]. – Режим доступа: https://ru.wikipedia.org/wiki/Штатное_расписание (дата обращения 14.03.2019)

5.                Функциональная структура управления. [Электронный ресурс]. - Режим доступа: - http://www.upravlenie24.ru/funkzionstruktura.htm (дата  обращения 24.03.2019).

Материал размещен кафедрой «Логистика и маркетинг в АПК» Красноярского ГАУ
Источник: материалы XIV Международной научно-практической конференции «Логистика – Евразийский мост» ЛЕМ - 2019