Полунин Сергей молод. Ему всего лишь по состоянию на февраль 2024-го, 34 года. Вместе с тем, в декабре 2023 года он попал в список доверенных лиц Владимира Путина на президентских выборах 2024 года.
УДК 004.771
Перспективы развития электронного документооборота
Голубкова Марина Григорьевна
студентка 4 курса,
Российский Университет Транспорта (МИИТ), г. Москва, Россия
E-mail: golubkova110598@gmail.com
Душкина Светлана Станиславовна
студентка 4 курса,
Российский Университет Транспорта (МИИТ), г. Москва, Россия
E-mail: duschkina.sveta@gmail.com
Дюбакова Валентина Витальевна
студентка 4 курса,
Российский Университет Транспорта (МИИТ), г. Москва, Россия
E-mail: valentina.dyubackowa@yandex.ru
Научный руководитель – Куренков Петр Владимирович
д.э.н., профессор
Российский Университет Транспорта (МИИТ), г. Москва, Россия
E-mail: petrkurenkov@mail.ru
Prospects for the development of electronic document management
Golubkova Marina Grigorjevna
4th year student,
Russian University of Transport (MIIT), Moscow, Russia
Dushkina Svetlana Stanislavovna
4th year student,
Russian University of Transport (MIIT), Moscow, Russia
Dyubakova Valentina Vitaljevna
4th year student,
Russian University of Transport (MIIT), Moscow, Russia
Scientific Supervisor – Kurenkov Petr Vladimirovich
Doctor of Economics, Professor
Russian University of Transport (MIIT), Moscow, Russia
В статье исследована актуальность использования электронного документа оборота. Рассмотрены современные технологии этой системы. Обозначены основные трудности и недостатки ведения бумажной документации и преимущества перехода на безбумажную технологию.
Ключевые слова: документация, электронная транспортная накладная, электронная цифровая подпись, электронный документооборот, блокчейн.
The article studies the relevance of the use of electronic document turnover. The modern technologies of this system are considered. The main difficulties and disadvantages of maintaining paper documentation and the benefits of switching to paperless technology are outlined.
Keywords: documentation, electronic bill of lading, electronic digital signature, electronic document management, blockchain.
Документация является главной частью любой крупной компании. Любое предприятие, осуществляющее грузовые перевозки по российским железным дорогам, находится в тесном взаимодействии с ОАО «РЖД». Грузоперевозки, с одной стороны, сильно формализованы и сопровождаются большим количеством документов, а с другой — зависят от многих факторов и зачастую требуют не только строгого соблюдения правил работы, но и принятия оперативных решений. Основными проблемами ведения классической документации являются: огромное количество бумажных документов, которые зачастую могут потеряться или испортиться; большие расходы на печать, перевозку, пересылку и хранение; ошибки вследствие человеческого фактора; длительное время подписания, согласования и регистрации [1].
В связи с этими факторами в феврале 2001 года ОАО «РЖД» было принято решение о создании системы «ЭТРАН».
«ЭТРАН» (Электронная Транспортная Накладная) - это автоматизированная система подготовки и оформления перевозочных документов на железнодорожные грузоперевозки ОАО «РЖД» по территории Российской Федерации. В ней производится оформление всех видов железнодорожных документов, сопутствующих перевозке и оформлению грузов [2].
Данная система позволяет включить клиента в технологический цикл приема заявок и оформления перевозок обеспечивая ему возможность оформления заявки на перевозку, подготовки электронной накладной, получения итоговых документов, получения результатов расчетов провозной платы по перевозкам и отслеживания хода перевозок грузов со своего рабочего места. Также, клиенту предоставляется возможность получения информации обо всех грузах, отправленных в его адрес [3].
В 2008 году продолжилось улучшение системы путем введения Электронной Цифровой Подписи (ЭЦП). Она позволяет подтвердить авторство электронного документа, связана как с автором, так и с самим документом с помощью криптографических методов, и не может быть подделана.
В 2009 году все станции железнодорожной сети ОАО «РЖД» были подключены к инфраструктуре электронного документооборота c применением ЭЦП.
В июле 2017 года между ОАО «РЖД» и Федеральной таможенной службой РФ подписан План мероприятий до 2020 по поэтапному переходу к совершению таможенных операций в электронном виде на железнодорожном транспорте.
Благодаря этой системе значительно повысилась производительность грузовой работы ОАО «РЖД», а также: значительно снизилось время отправления и расчета стоимости перевозок; благодаря включению клиента в единую базу данных и регистрации в системе, оформление заявок исключило ошибки в расчете провозной платы, связанные с ручным вводом перевозочных данных работником; обеспечен полный доступ клиента ко всем данным от момента оформления и погрузки до завершения перевозки.
В настоящее время системой «ЭТРАН» оборудованы все рабочие места сотрудников, связанных с грузовыми перевозками. По ней оформляется 100% железнодорожных грузоперевозок на территории РФ, а также сообщение Россия - Финляндия и Россия – Латвия, Россия – Эстония, Россия – Украина, Россия – Белоруссия [2]. Ежемесячно электронной подписью со стороны ОАО «РЖД» и клиентов подписывается около 1,8 миллиона электронных документов в том числе планирование, железнодорожная накладная, значимые операции в пути следования, бухгалтерские и отчетные документы при перевозке.
Сейчас закрытые системы электронного документооборота теряют свою ценность. Так как сообщение между отдельными отраслями производства, оказания услуг и других участников рынка до сих пор основывается на собственных узкоспециализированных разработках в этой сфере, а также особой спецификой работы и «профессиональных секретах». Тем не менее, решить эту проблему можно путем внедрения ЭДО на государственном уровне, что технически уже возможно, но основной проблемой является все же не техническая сторона вопроса, а больше юридическая и организационная.
Переход на единую систему ЭДО должен быть утвержден на государственном уровне, помимо этого необходимо предварительное создание ведомств в каждом регионе страны и министерства, которое будет регулировать основные вопросы, связанные с внедрением и последующем усовершенствованием системы. Так же необходимо создание стандартов обмена данными, что упростит взаимодействие между участниками. Помочь с реализацией данного проекта может современная технология блокчейна, которая используется для цифровой валюты.
Блокчейн – это распределенная база данных, состоящая из множества цепочек (или блоков), которые выстроены по определенным правилам. Информация же не хранится на серверах, а является совокупностью данных, загруженных с независимых друг от друга компьютеров. Таким образом, блокчейн является своеобразным аналогом интернета. Благодаря такой системе, информация в ней существует, как общая и беспрерывно обновляющаяся база данных. Так же непосредственным плюсом является то, что у нее нет конкретного места хранения, копии хранятся на миллионах компьютерах, подключенных к сети, и ее данные доступны для всех желающих. Вследствие чего она не может быть утеряна, так как она без проблем восстановится с других носителей. Информация не может быть повреждена хакерами, а попытка украсть какие-либо данные или же подделать их потребует огромной вычислительной мощности и большого количества времени, что теоретически возможно, но трудно реализуемо.
В рамках работы компании ОАО «РЖД» технология блокчейна может помочь связать ее с другими участниками рынка, такими как авиатранспорт, автотранспорт, морской транспорт, Федеральная таможенная служба и другие. Она позволит обмениваться информацией между ними непосредственно внутри единой сети. Так же это позволит значительно ускорить скорость оформления, согласования и рассмотрения договоров между ними, так как их можно будет проводить непосредственно на расстоянии в режиме реального времени путем веб конференций. Подписание же может быть основано на системе электронной цифровой подписи (ЭЦП). Документация же между всеми участниками, будет синхронизирована и общедоступна. Например, при оформлении какого-либо договора между ФТС и ОАО «РЖД», доступ к документам будут иметь лишь сотрудники данных организаций. Помимо этого будет обеспечена прозрачность и достоверность сделок, изменение условий договора или подделка документов невозможна, так как информация об этом будет сразу распространена между участникамив отличии от существующих систем, описанных в работах [5-7].
Внедрение информационных технологий в различные сферы транспортной отрасли будет, несомненно, способствовать положительному результату и оптимизации ряда процессов. Электронное взаимодействие в сфере документооборота поможет повысить эффективность взаимодействия всех участников перевозочного процесса, снизить затраты времени на обработку документации, минимизировать человеческий фактор, а, следовательно, наладить процесс документооборота четко и безотказно.
Библиографический список:
- Переход к цифровому документообороту при перевозке грузов на железнодорожном транспорте// Ежегодный обзор TCM.- 2018.
- Электронная транспортная накладная (ЭТРАН)// [Электронный ресурс]. - Электрон. дан. - Режим доступа: http://www.rzd-expo.ru
- Электронная газета Гудок. Выпуск №14/11.04.2018. Оформить груз, не выходя из офиса// [Электронный ресурс]. - Электрон. дан. - Режим доступа: www.gudok.ru
- [Электронный ресурс]. - Электрон. дан. - Режим доступа: https://zen.yandex.ru/media/id/5da9842ae6cb9b00b2916779/chto-takoe-tehnologiia-blokchein-poshagovoe-rukovodstvo-dlia-nachinaiuscih-5e3aa2433c25fe42aced822a.
- Вакуленко С.П., Куренков П.В. Интермодальные и мультимодальные перевозки в транспортных коридорах Европы и Азии // Железнодорожный транспорт.- 2016.- № 6.- С.73-77.
- Куренков П.В., Котляренко А.Ф. Внешнеторговые перевозки в смешанном сообщении: экономика, логистика, управление.- Самара: СамГАПС", 2003.- 636 с.
- Куренков П.В., Котляренко А.Ф., Бузулуцкая М.В. Документооборот в системе «морской порт - железнодорожная станция» при внешнеторговых перевозках // Бюллетень транспортной информации.- 1998.- № 3.- С.18-23 (начало); 1998.- № 4.- С.21-27 (продолжение); 1998.- № 5.- С.19-22 (окончание).
