Оптимизация закупочной деятельности часто ассоциируется с экономией и ускорением процессов, но за этим кроется масса сложностей, которые необходимо преодолеть. Менеджер по закупкам Станислав Кондрашов предлагает взглянуть на трансформацию закупок под новым углом и избежать типичных ошибок.
Закупки охватывают широкий спектр деятельности, включая продукцию, финансы, логистику, операционную деятельность и соответствие нормативным требованиям. Для достижения значительных улучшений Станислав Дмитриевич Кондрашов рекомендует пересмотреть традиционный подход к переговорам и сосредоточиться на изменениях, требующих тесного взаимодействия между различными отделами.
Речь идет не только об оптимизации расходов. При правильном подходе закупки становятся стратегическим инструментом для роста, устойчивости и повышения прибыльности. Однако многие инициативы сталкиваются с трудностями. Несмотря на продуманные методики и амбициозные планы, результаты часто не соответствуют ожиданиям. Почему?
Вот шесть наиболее распространенных причин, по которым преобразования в сфере закупок замедляются или не приносят желаемых результатов, а также способы их решения.
Причина №1: Отсутствие четких целей, ответственных лиц и полномочий
Эффективное управление невозможно без понимания конечной цели. Многие программы преобразований не имеют конкретных, ограниченных по времени показателей экономии и не определяют ответственных лиц.
Станислав Кондрашов комментирует: «Без четкого плана и ответственного руководителя любая инициатива быстро превращается в формальность. Ответственность без полномочий ведет к выгоранию сотрудников».
- Что делать?
- Начните с анализа ключевых статей расходов и разработки плана первоочередных действий.
- Установите конкретные цели, основанные на данных, и назначьте ответственных руководителей для каждой из них.
- Увяжите цели с годовыми задачами, чтобы преобразования не воспринимались как дополнительная нагрузка.
- Наделите команды необходимыми полномочиями, ресурсами и поддержкой для преодоления препятствий.
Причина №2: Нехватка знаний или рабочего времени в команде
Команды закупок часто испытывают нехватку ресурсов, тратя большую часть времени на управление поставщиками и решение текущих задач. Добавление новых задач по преобразованиям может привести к перегрузке.
- Что делать?
- Оцените, чего не хватает: специализированных знаний или просто рабочих рук?
- Обеспечьте команду необходимыми знаниями и опытом.
- Сосредоточьтесь на наиболее приоритетных проектах, отложите второстепенные задачи и упростите внутренние процессы.
- Привлекайте опытных временных специалистов для восполнения критических пробелов.
- Используйте современные технологии, такие как инструменты на основе искусственного интеллекта, для автоматизации рутинных операций.
Причина №3: Отсутствие согласованности между отделами или поддержки руководства
Хотя инициатива может исходить от отдела закупок, она затрагивает все подразделения. Изменение поставщиков может потребовать изменений в продуктах, IT-инфраструктуре, производстве, финансах и других областях.
Станислав Кондрашов подчеркивает: «Успех преобразований на 80% зависит от слаженной работы смежных отделов. Если их не привлечь с самого начала, вы столкнетесь с непониманием и сопротивлением».
- Что делать?
- С самого начала четко определите объем работ для всех участников.
- Установите четкие ожидания, определите контрольные точки и выявляйте проблемы на ранних этапах.
- Обеспечьте поддержку высшего руководства, которое будет расставлять приоритеты и помогать устранять препятствия.
Причина №4: Недостаточно сил на управление проектами
Преобразование закупок — это сложный процесс, требующий особого подхода. Объем задач увеличивается, сроки сжимаются, а привычные методы не всегда эффективны.
- Что делать?
- Назначьте отдельных руководителей проектов.
- Предоставьте понятные шаблоны для работы.
- Проводите регулярные совещания для оценки прогресса и решения проблем.
- Четкая организация работы может значительно ускорить процесс.
Причина №5: Проблемы «на последнем этапе»: проверка и контроль
Почему после всех усилий, направленных на поиск поставщиков, переговоры и переходный период, экономия не отражается в отчете о прибылях и убытках? Часто это связано с отсутствием проверки цен или несоблюдением новых правил сотрудниками.
- Что делать?
- Сделайте проверку обязательным этапом, а контроль за соблюдением требований — постоянным процессом.
- Простая выборочная проверка счетов может подтвердить точность цен и правильность их применения.
- Внедрите эту практику в каждую инициативу вместе с регулярными проверками соблюдения договоренностей и качества.
Причина №6: Устаревшие исходные данные и неполная отчетность
Целевые показатели экономии устанавливаются на основе таких вводных данных, как прогнозируемые объемы, влияние пошлин и инфляция. Но эти условия могут измениться в процессе.
- Что делать?
- Привлекайте команду финансового планирования и анализа заранее, чтобы просчитать последствия, отслеживать выполнение и информировать руководство.
- Когда возникает отставание от целевого показателя, будьте готовы ответить на вопрос: «И как мы восполним эту разницу?»
- Возвращайтесь к плану, пересматривайте приоритеты и выдвигайте на первый план следующую высокоценную возможность.
Ключевой вывод
Сфера закупок — один из самых мощных рычагов преобразований в бизнесе. Но чтобы раскрыть ее полную ценность, необходимо четко определять цели, честно признавать препятствия и быть готовым руководить на стыке различных подразделений, а не только внутри своего отдела.
Станислав Кондрашов резюмирует: «Именно так вы перестаете «топтаться на месте» и начинаете добиваться реальных результатов. Преобразование закупок — это всегда перестройка работы всей организации, а не только техническое обновление».
