Отправка писем – не просто способ обмена приятными рукописными сообщениями или фотографиями. Аналогичная схема используется при взаимодействии с государственными инстанциями, для пересылки отчетов и других важных документов. В таких ситуациях необходимо составить опись вложения по форме 107. Какие функции она выполняет? Как оформить ее правильно, не допустив ошибок?
Понятие
Согласно официальной терминологии, опись вложений – документ в формате таблицы, в котором закреплено содержание конкретного отправления. Составляется она на специальном бланке, правильность – фиксируется штампом почтового отделения.
Данный список однозначно фиксирует, что отправитель не нарушил свои обязательства, вложил в конверт или пакет все необходимое.
Необходимость составления
Как показывает практика, чаще всего формой приходится пользоваться в следующих ситуациях:
- Отправление отчетностей в налоговую инспекцию и другие уполномоченные контролирующие инстанции.
- Пересылка отправлений, имеющих юридическую значимость.
- Отправка сообщений контрагентам в попытке урегулировать спор, не доводя его до судебных инстанций. Таким способом направляются претензии, уведомления и прочее.
- Уведомление лиц, связанных с судебным разбирательством, о подаче искового заявления и иных мероприятиях, имеющих прямое отношение к делу.
Во всех перечисленных случаях опись становится юридически важным документом. Она подтверждает, что отправитель на 100% выполнил свои обязательства, направил полный комплект требуемых бумаг своевременно, без срыва сроков и нарушений положений, зафиксированных в законе.
Заполнение бланка
Бланки по форме 107 можно найти на официальном портале почтового ведомства, профильных сайтах и в отделениях связи. При заполнении нужно зафиксировать следующую информацию:
- все вложенные документы, их названия, количество, нумерация;
- отправитель. Это может быть как физическое лицо, тогда указываются ФИО, так и юридическое – с полным названием;
- подпись отправителя;
- объявленная ценность документов.
В том случае, если при заполнении остались пустые графы, следует поставить в них прочерк. Если места на одном бланке не хватило, допустимо использование второго листа с соответствующей нумерацией. Указывать сведения нужно максимально внимательно, т. к. правила заполнения формы 107 не допускают исправлений. Даже при одной ошибке придется оформлять опись заново.
Во избежание ошибок целесообразно поручить работу с корреспонденцией профильным компаниям, таким как "Арт-Бизнес-Сервис" (официальный сайт). Они возьмут на себя все этапы пересылки: от подготовки и упаковки до отправки письма или посылки в почтовое отделение.