Основная характеристика платформ для закупок и их преимущества

Дегтярёва Кристина Сергеевна

Студент 3 курс,

Белорусский Государственный Экономический университет

г. Минск, Беларусь

E-mail: d.chris.3610@gmail.com

Шилобрит Юстина Тадеушевна

Студент 3 курса,

Белорусский Государственный Экономический университет

г. Минск, Беларусь

E-mail: shyut14@gmail.com

Научный руководитель – Верниковская Оксана Васильевна

к.э.н., доцент кафедры логистики и ценовой политики

Белорусский Государственный Экономический университет

г. Минск, Беларусь

E-mail: red_ok@tut.by

The main characteristics of procurement platforms and their advantages

Degtyareva Kristina Sergeevna

3rd year Bachelor Degree student,

Belarusian State Economic University

Minsk, Belarus

Shilobrit Yustina Tadeushevna

3rd year Bachelor Degree student,

Belarusian State Economic University

Minsk, Belarus

Scientific supervisor – Vernikovskaya Oksana Vasilevna

Candidate of Economics, Associate Professor of the

Department of Logistics and Pricing Policy

Belarusian State Economic University

Minsk, Belarus

В данной статье представлены современные платформы для закупки материальных ресурсов, которые позволят облегчить коммуникацию с поставщиков. Также, платформы объединяют в одном месте всю информацию не только о поставщиках, но и о заказах на закупку, управление бюджетом и сами фактические закупки.

Ключевые слова: закупочная логистика, управление закупками, технологии.

This article presents modern platforms for the procurement of material resources that will facilitate communication with suppliers. Also, the platforms combine in one place all the information not only about suppliers, but also about purchase orders, budget management and the actual purchases themselves.

Key words: procurement logistics, procurement management, technologies.

Сейчас мы живем в эпоху облачных вычислений и средств автоматизации. Компании во всем мире понимают, что они могут сделать больше, быстрее и дешевле, с помощью современных технологий.

И все же, по проведенному исследованию Purchase Control, на сегодняшний день современные технологии не прижились среди менеджеров по закупкам. Менее 10% компаний используют решения для закупок, основанные на таких ключевых технологиях, как Интернет вещей и технология блокчейн. Это же исследование также показывает, что более 60% компаний либо вообще не используют никаких инструментов, либо полагаются на системы, в основном основанные на Microsoft Office, для управления своим рабочим процессом и управлением взаимоотношениями с поставщиками.

Главная цель платформы для закупок - облегчение жизни. Процесс закупок включает в себя множество движущихся частей: заказы на закупку, сведения о поставщиках, управление бюджетом и сами фактические закупки [1, c. 59].

Компании должны стремиться управлять как можно большим количеством этих шагов из одного места - платформы закупок.

Список основных инструментов управления закупками содержит ряд различных решений для всех типов компаний и бизнес-моделей. Закупки – это широкая концепция, которая имеет тенденцию выглядеть по-разному в каждой компании, поэтому выбранный вами инструмент должен соответствовать вашему стилю работы.

1. Precoro - Полный контроль над закупками. Precoro называет себя «наземным контролем для закупок». Он помогает легко создавать индивидуальные заказы на покупку, отслеживать утверждения менеджеров и назначать каждый платеж правильному бюджету по мере продвижения. Это очень хороший вариант для предприятий со сложными и постоянными потребностями в закупках. Небольшой, но очень полезный аспект – это возможность создавать «свободные формы». Хотя можно использовать шаблоны и сохранять простоту, пользователи также могут добавлять дополнительные поля в формы закупок, чтобы обеспечить сбор всей важной информации. Это дает гибкость, необходимую для конкретных покупок, при этом оставаясь последовательным и полным контролем.

2. Promena e-Sourcing - упрощение запросов предложений. Как следует из названия, Promena помогает предприятиям искать поставщиков и управлять ими. И особенно те предприятия, которым необходимо размещать запросы предложений (запросы цен). Когда специалист по закупкам отправляете запрос предложений, Promena обрабатывает каждую заявку и поддерживает их в порядке. Это трудоемкий (и, следовательно, дорогостоящий) аспект работы многих групп по закупкам. Promena управляет процессом вплоть до создания отчетов. В то же время это полезный способ легко управлять каждой покупкой, а также мощный инструмент, позволяющий оглянуться на недавние расходы и увидеть, куда ушли ваши деньги. Это дает вашим командам по финансам и закупкам возможность работать эффективно и ориентироваться на будущее.

3. Orderhive - закупки для компаний электронной торговли. Это онлайн-система управления запасами. Но этот инструмент нацелен именно на розничных продавцов электронной коммерции - компаний, продающих товары в Интернете напрямую потребителям. Он включает в себя широкий спектр функций, в том числе: управление заказами и запасами, отслеживание покупок (включая системы штрих-кодов), выставление счетов и платежи, аналитика и отчетность. И, конечно же, он работает со всеми основными платформами электронной коммерции, включая eBay, Amazon, Shopify и Etsy. Это более доступный вариант. И хотя он предлагает полный набор полезных функций, он никогда не будет таким надежным, как корпоративные варианты. Но для бережливого бизнеса, перемещающего много акций в Интернете, это отличный инструмент для изучения.

4. Oracle Procurement Cloud - ERP-решение. Компаниям, находящимся в конце спектра «полномасштабных ERP», трудно отказаться от инструментов закупок Oracle. На самом деле они состоят из шести возможностей. Закупки: автоматизация закупок до оплаты. Самообслуживание: управление запросами сотрудников на товары и услуги. Источники: увеличьте экономию и сократите время переговоров. Контракты на закупку: оптимизируйте процесс и обеспечьте соблюдение требований поставщика. Портал для поставщиков: прямое сотрудничество с поставщиками. Управление квалификацией поставщиков: оцените риски поставщика и просмотрите все действия на протяжении жизненного цикла отношений. Это огромная сила для компаний, у которых серьезные потребности в закупках. Это не для среднего малого и среднего бизнеса, которому нужна небольшая автоматизация или добавление какой-либо структуры.

5. PurchaseControl - полное управление платежами компании. PurchaseControl – это платформа для управления расходами.  Он позволяет создавать бюджеты отделов и лимиты расходов, предварительно утвержденных поставщиков и закупок и даже устанавливать инструкции по доставке во время покупки. Большая экономия в результате этого заключается в следующем. Время: больше не нужно обрабатывать заказы на покупку вручную, и вы можете управлять закупками для всей компании по всему миру. Обострение: меньше непримиримых заказов и меньше ошибок в целом. Деньги: позволяет избегать повторения неутвержденных покупок, которые будут вас преследовать, а также можете искать возможности для сбережений. Он также разработан таким образом, чтобы его было легко использовать для всех участников процесса. Что может быть самой большой победой из всех.

6. Gatekeeper - управление контрактами и поставщиками. Gatekeeper создан, чтобы помочь управлять отношениями между компанией, ее сотрудниками и внешними поставщиками. Это происходит благодаря двум различным платформам: Портал поставщика: это позволяет поставщикам настраивать свой собственный профиль и вводить необходимые данные со своей стороны, экономя ваше время и усилия в дальнейшем. Портал сотрудников: обрабатывает внутренние запросы сотрудников и упрощает сотрудничество с вашими командами.

Преимущества технологий и инструментов закупок, которые позволят компании оптимизировать существующие процессы и снизить затраты на двойную переработку информации.

Повышение прозрачности расходов и снижение затрат. Использование технологии цифровых закупок позволяет структурировать расходы по поставщикам и позволяет централизованно отслеживать все. Это не только позволяет увеличить объем для сокращения затрат, но и аналитика расходов упрощает постоянный поиск возможностей сокращения затрат. Кроме того, отдел закупок будет лучше оснащен для управления рисками, соблюдения контрактов, отслеживания поставщиков и использования оценочных карточек поставщиков, что поможет повысить производительность и дополнительную экономию [2, c. 159].

Хранение всех транзакций в центральной базе данных упрощает составление отчетов по заявкам, покупкам, заказам и оплате счетов. Можно легко увидеть, какие отделы бизнеса заказывают и получают больше всего товаров, не превышают ли установленные лимиты расходов.

Эти данные позволяют принимать более обоснованные решения, что гарантирует, что всегда можно будет следить за балансом того, что нужно компании, и тем, что компания тратит на их выполнение.

Глобальные закупки. Поскольку инструменты закупок поддерживают несколько валют, языков и вариантов логистики, компания может легко находить товары и услуги из любой точки мира. Использование интернет-приложений для закупок позволяет связаться с поставщиками по всему миру, предоставляя более широкий выбор продуктов, услуг и поставщиков на выбор.

Стандартизированный рабочий процесс. Использование технологии электронных закупок создает систему, которая стандартизирует рабочие процессы и снижает необходимость отклоняться от процесса, повышая эффективность процесса. Перенос системы в онлайн позволяет быстро и легко обращаться к нужным данным, когда они нужны - будь то контактная информация поставщика, контракт, заказ или предложение поставщика [3, c.219].

Транзакции направляются по правильным каналам, и делается правильное утверждение, чтобы гарантировать, что заказы размещаются у правильных поставщиков в соответствии с текущими условиями контракта, чтобы гарантировать, что никакие покупки не будут совершаться вне контракта.

Упрощенные процессы. Технология закупок позволяет хранить документы в электронном виде, что упрощает ряд процессов. Время выполнения взаимодействия сокращается, поскольку многоразовые шаблоны легко доступны. Контракты и заказы также хранятся в системе, поэтому на поиск старых документов уходит меньше времени. Это ускоряет проверку соответствия контракта и снижает вероятность ошибки.

Поскольку можно использовать инструменты закупок для автоматизации процесса закупок к оплате, все идет более плавно. Своевременная оплата поставщикам обеспечивает хорошие рабочие отношения и открывает возможности для экономии в будущем. Счета и заказы хранятся в репозитории для быстрого доступа и лучшего ведения учета.

Повышенная точность данных. Обработка данных в электронном виде упрощается, что снижает вероятность ошибки. Ваш репозиторий документов легко доступен, чтобы обеспечить соблюдение условий контракта и уменьшить неточность данных.

Поскольку все в системе закупок обеспечивает прозрачность, можно отслеживать, кто и что делает в системе. Это означает, что каждый несет ответственность за свои действия, и целостность данных не нарушается.

Можно отследить, кто разместил заявку, кто утвердил ее и позволил стать официальным заказом на покупку, кто утвердил заказ на покупку, когда заказ был официально размещен у поставщика. Все привязано к предыдущему шагу в цепочке поставок, поэтому, как только заказ получен от поставщика, он может быть помечен как полученный, передан первоначальному отправителю запроса, и счет может быть оплачен. Система также упрощает обработку возврата, если товар неисправен, неправильный или больше не нужен.

В большинстве инструментов закупок записи не удаляются из системы, поэтому старые транзакции всегда доступны для поиска, но их можно архивировать, чтобы они не мешали просмотру более свежих данных транзакций.

Для наибольшего успеха компании должны использовать полностью интегрированный подход к электронным закупкам, который обрабатывает все, от иерархии заявок и утверждений до обработки заказов и оплаты счетов, а также базу данных для информации о поставщиках, контракты и отчеты о производительности [4, c. 359].

Хотя переход на систему электронных закупок потребует вложений времени, денег и усилий, однако возможна экономия средств, что оправдывает вложения.

Любой компании, безусловно, выгодно тратить деньги на инструменты и технологии для закупок, потому что в конечном итоге они станут более продуктивным. С повышением эффективности произойдет почти мгновенное изменение рабочего процесса. А в долгосрочной перспективе сократятся затраты, что позволит направить больше ресурсов на стратегические инициативы, направленные на увеличение роста компании [5, c. 214].

Библиографический список:

1. Логистика и управление цепями поставок: учебное пособие / О.В. Ерчак и др., Минск: БГЭУ, 2019 -397 c.

2. Логистика. Практикум: учеб. пособие / И.И. Полещук [и др.]; под ред. И.И. Полещук. – Минск: БГЭУ, 2012. – 362 с.

3. Дроздов, П.А. Логистика: учеб. пособие / П.А. Дроздов. — Минск: Вышейшая школа, 2019. — 429 с.

4. Логистика: учеб. пособие / О.В. Верниковская [и др.]; под ред. И.И. Полещук. — 2-е изд., стер. — Минск: РИПО, 2018. — 267 с.

Материал размещен кафедрой «Логистика и маркетинг в АПК» Красноярского государственного аграрного университета
Источник: Материалы XVI Международной научно-практической конференции «Логистика – Евразийский мост» ЛЕМ - 2021