Корпоративное мероприятие далеко не синоним «летнее мероприятие», поскольку обилие программ и event-технологий позволяет проводить самые разные события в любом месте, в любое время года, практически с любой программой. Однако, вне сомнений, лето – это высокий сезон для организации корпоративов, поэтому летний корпоратив, как правило, сопровождающийся выездом на природу – один из наиболее популярных видов корпоративного отдыха.
Традиционные форматы выездного летнего корпоративного мероприятия на природе для крупных компаний: спартакиада, тимбилдинг, фестиваль, family day, активный праздник на природе
Конечно, в столь благоприятный сезон, как лето, нет смысла планировать мероприятие в помещении, нужно постараться использовать возможность вырваться из душного офиса на природу, чтобы именно там провести свой летний корпоратив. И неважно, это будет корпоративный выезд в шикарный отель с обширной праздничной программой, тимбилдинг на лесной поляне или бюджетная вечеринка в скромном доме отдыха. Что же нужно учесть, чтобы сделать правильный заказ на проведение летнего корпоратива на природе? Постараемся уместить наши рекомендации в несколько лаконичных пунктов. Итак, есть общие, так сказать, всесезонные правила, которые нужно учесть:
- Определите цели и суть мероприятия. Для чего Вы собираете вывезти свой коллектив на летний корпоратив? Есть повод или Вы просто решили организовать корпоративный отдых на природе? Цель обязательно потянет за собой и содержание Вашего будущего летнего корпоратива на природе. Это важно, чтобы оправдать ожидания персонала и чтобы мероприятие не просто состоялось, но и имело продолжение в виде повышения лояльности к Компании, поддержания позитивного team spirit (командного духа), улучшения коммуникаций и так далее.
- Определите состав и количество участников мероприятия, день недели. Если Вы планируете корпоративный выезд на выходной день, обязательно учтите погрешность «неявки», поскольку в случае с выходным днем брать за основу число людей в коллективе некорректно, все не приходят никогда. Мы нередко рекомендуем провести корпоратив на природе в рабочий день, тогда проще обеспечить явку. Сезон летних корпоративов совпадает с сезоном массовых отпусков - поинтересуйтесь в отделе кадров, сколько сотрудников будет отсутствовать по данной причине. Правильный расчет числа участников корпоративного мероприятия не обязательно позволит сэкономить средства (хотя большая часть опций, составляющая стоимость мероприятия рассчитывается на 1 человека), главное, что он позволит правильно сформировать бюджет.
- Бюджет мероприятия. Он, как правило, недостаточен для покрытия всех «хотелок» летнего корпоратива с выездом на природу. Не стоит сильно переживать по этому поводу. Часто нехватка бюджета является мнимой, либо связана с неправильными представлениями о слагаемых стоимости. Про необходимость серьезно подойти к прогнозу явки мы написали выше. Причем ошибка может быть как в одну, так и в другую сторону. Если Вы серьезно ошиблись в сторону оптимистического прогноза, Вы будете грустно смотреть на уходящие пустые автобусы. Если ошибка в недооценке явки, это более серьезно. Толпа в 300 человек, пытающаяся разделить барбекю, рассчитанное на 200, выглядит жалко и наверняка, голодные сотрудники выразят негатив по поводу организации мероприятия.
Но не лишь количество участников влияет на бюджет. Иногда, Заказчик ошибочно желает опции, никак не отражающиеся на внутреннем содержании корпоративного мероприятия. Например, если Вы планируете дневной выезд на природу, так ли нужно, чтобы площадка, на которой Вы будете это проводить, была в дорогом отеле, корпуса которого сотрудники даже не увидят? Или стоит ли стремиться удивить коллектив новичков приездом супер-звезды, если они даже не знакомы друг с другом, и куда полезнее было бы дать им возможность лично пообщаться или провести тимбилдинг? Ну, и самое главное – если Вы не уверены, как правильно распределить бюджет, организуя корпоратив на природе, доверьте эту задачу профессиональным организаторам. Опытные организаторы мероприятий давно нацелены не на разовый заработок от Вашей Компании, а на долгосрочное сотрудничество, а, следовательно, обеспечение большего количества опций в наилучшем качестве.
Список общих рекомендаций можно продолжать, но остановимся на нескольких правилах организации летнего корпоративного мероприятия на природе.
Погода – важнейший фактор летнего выездного корпоратива на природе. В представлениях каждого из нас лето – это жара или тепло, как минимум, и потому многие забывают учесть погодный фактор при организации корпоративного мероприятия. И зря. В последние годы погода не то, чтобы плохая, а скорее нестабильная и непредсказуемая. Поэтому, обязательно позаботьтесь о том, чтобы на территории мероприятия были стационарные или мобильные укрытия на случай дождя. Уточните возможность отказа от части транспорта - явка в дождь для участия в корпоративе на природе будет ниже. Предупредите персонал о необходимости взять ветровки, закажите плащи-дождевики. И наконец, самое главное, задайте организаторам вопрос – чем мы заменим вот эти и эти развлечения, если в наш летний корпоратив будет непогода. Грамотный провайдер всегда заботится об альтернативе.
Недорогие разноцветные плащи-дождевики – страховка от непогоды при организации летнего выездного корпоратива на природе
Безопасность. Пишем этот основной пункт вторым, потому что безопасность сильно зависит от погоды. Вряд ли стоит проводить для неопытных спортсменов футбол в проливной дождь, травм не избежать, или заставлять возрастной коллектив проходить упражнения с физической нагрузкой в сильную жару. Каким бы ни было летнее корпоративное мероприятие, оно обязано быть безопасным, это главный принцип. Важнейшая задача организаторов позаботится о том, чтобы используемое оборудование было профессиональным, коммуникации (электричество, вода и т.д.) качественными, чтобы на площадке обязательно была аптечка со всем необходимым, а так же средства защиты от пожара, укусов насекомых, как специфика летнего корпоратива на природе и т.д.
Дежурство спасателей и медиков при организации крупного выездного корпоратива на природе заметно повышает уровень безопасности мероприятия
В ходе проведения крупных летних корпоративных выездов на природу вблизи водоёмов, желательно обеспечить дежурство спасателей на воде
Площадка для летнего корпоратива на природе. Это важнейшая составляющая выездного мероприятия. Нередко, именно от нее стоит «плясать». Здесь можно идти двумя путями. Если Вы имеете опыт проведения летнего корпоратива на какой-то территории и опыт этот был успешен, возможно, и не стоит менять место. Или же путь второй – совместно с провайдером искать подходящую площадку на природе, но искать, четко взвешивая все за и против. Например, типичной ошибкой является желание найти уголок природы в центре столицы. Считается, что проще добраться. Но, во-первых не всегда проще. Во-вторых, такие площадки всегда без исключений вызывают процесс длительного сбора участников («подъеду попозже») и несанкционированного отъезда («успею еще на дачу»). В-третьих, они всегда дороже, так как корпоратив на природе в черте города – некоторый эксклюзив. Нередко выехать за пределы города в пансионат проще, дешевле и удобнее, и там вы действительно будете на природе.
Загородная площадка – оптимальное решение для летнего корпоративного выезда на природу, но в сезон зачастую не просто найти подходящее место
Программа летнего корпоратива. Типичная ошибка, с которой мы сталкиваемся постоянно – это либо желание «запихнуть» в один корпоратив все сразу, либо напротив, «займите нас на часик, и дальше все сами по себе». Баланс между активным отдыхом, деловым общением, проведением тренингов, организационными моментами (трансфер, питание, деление на группы, развлекательная программа и т.д.) – это залог успешного корпоратива на природе, который понравится многим. Не бойтесь пробовать что-то новое, оно постоянно появляется, но и не слишком стремитесь отказываться от проверенных и любимых Вашим коллективом летних развлечений. Не пытайтесь угодить всем сразу, или только Вашему директору, который любит пейнтбол, а остальные угрюмо служат ему мишенями. Программа Вашего отдыха должна быть гармоничной - это главное.
Интересная и разносторонняя программа, удобная площадка мероприятия, продуманная логистика – важнейшие составляющие летнего корпоративного события с выездом на природу
Мы обязательно продолжим рассказывать о простых, но важных правилах заказа корпоративного мероприятия или его самостоятельной организации, но даже если Вы учтете только перечисленные выше, Ваш летний корпоратив на природе принесет меньше хлопот и больше радости.
Компания «Эвент Консалтинг Сервис», 2014
www.eventcons.ru
При перепечатке ссылка обязательна