Варианты документооборота с самозанятыми в 2023 году
Обмениваться документами в электронном виде стороны договора могут с использованием электронной подписи или без нее:
-
по электронной почте или в мессенджерах — без применения электронной подписи;
-
через подключение к специальному оператору — с использованием электронной подписи.
Обмен документами через электронную почту или мессенджеры
-
Как это работает.
Подписанный вручную и отсканированный документ направляют на почту или в мессенджер второй стороны договора. С другой стороны тоже подписывают, сканируют и отправляют назад.
-
Как подписывать документы.
Исполнитель подписывает бумажный документ, сканирует или фотографирует и отправляет фото заказчику. Если заказчику, помимо изображения, нужен оригинальный документ, исполнитель направляет его по почте. Заказчик подписывает второй экземпляр и отправляет обратно исполнителю.
Минусы
Обмен сканами занимает много времени и часто неудобен исполнителям. Если нужны бумажные экземпляры, подписание одного документа может занимать недели. А если исполнителей много — вести такой документооборот просто нереально.
Плюсы
Этот способ удобен заказчикам, которые сотрудничают с одним или двумя исполнителями по разовым или периодическим задачам. Особенно если обмен документами между сторонами происходит редко.
Советы по минимизации рисков при сотрудничестве с самозанятыми
Собрали советы, которые помогут правильно оформлять правоотношения с самозанятыми, чтобы не попасть под штрафы от ФНС
Обмен документами с помощью ЭДО
Электронный документооборот для самозанятых компании ведут на специальных платформах, например, через сервис "Мои самозанятые". Документы на таких платформах подписывают с помощью ПЭП. Это быстро: подписание договора или акта занимает не более минуты.
Использовать сервисы для ЭДО, где необходимо наличие НЭП или КЭП, тоже можно, но, как правило, у самозанятых исполнителей нет таких подписей.
Какие электронные подписи использовать для ЭДО
Для придания юридической значимости цифровые документы должны быть подписаны электронной подписью.
Важно: документы с обеих сторон должны быть подписаны одинаковой подписью. Если у заказчика КЭП, то и у исполнителя должна быть КЭП. Если у исполнителя ПЭП, то и заказчик подписывает с помощью ПЭП. В другом случае документ не будет иметь юридической силы.
Есть три вида электронных подписей:
-
Простая электронная подпись (ПЭП).
Создается на конкретном ресурсе и для подписания документов через этот ресурс. Часто в качестве ПЭП используют коды в смс или пуш-уведомления. Например, в банковских приложениях или в Консоль.Про.
ПЭП, с помощью которой заказчики и исполнители подписывают документы на платформе, имеет такую же юридическую силу, как собственная подпись на бумаге.
-
Неквалифицированная электронная подпись (НЭП).
НЭП создают на сайте налоговой или в специальных сервисах и хранят в облаке. На сайте nalog.ru подпись создают только для внутреннего пользования. Это бесплатно.
На других ресурсах НЭП создают за деньги и применяют для ЭДО без привязки к тому ресурсу, где она создана. Такие подписи нельзя использовать для обмена информацией с госорганами, участия в тендерах и госзакупках.
-
Квалифицированная электронная подпись (КЭП).
КЭП оформляют в специальных удостоверяющих центрах и хранят на USB-носителях. Можно использовать для ЭДО, обмена информацией с государственными органами, судами, участия в тендерах и торгах.
